Was ist ein RFQ (Request for Quotation)?
Ein RFQ (Request for Quotation) ist eine formelle Angebotsanfrage, mit der ein Einkäufer Lieferanten auffordert, für klar spezifizierte Positionen – Artikel, Mengen und Anforderungen – einen verbindlichen Preis samt Konditionen abzugeben.
Der RFQ kommt zum Einsatz, wenn der Bedarf bereits genau feststeht und es primär um den Preisvergleich geht. Typische Auslöser sind Stücklisten aus der Konstruktion, Nachbestellungen von C-Teilen oder wiederkehrende Bedarfe an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Ziel ist ein fairer, vergleichbarer Wettbewerb: Alle Lieferanten erhalten dieselben Positionen und Fristen und geben darauf ihr Angebot ab.
Je einheitlicher und vollständiger die Anfrage, desto besser lassen sich die eingehenden Angebote später gegenüberstellen. Genau hier entscheidet sich, ob der Einkauf am Ende Stunden mit dem Vergleichbarmachen verbringt – oder die beste Option auf einen Blick sieht.
RFQ vs. RFI vs. RFP – die Unterschiede
RFQ, RFI und RFP werden oft verwechselt. Sie stehen für unterschiedliche Phasen des Beschaffungsprozesses und haben jeweils ein anderes Ziel:
| Typ | Wann | Ziel | Verbindlichkeit |
|---|---|---|---|
| RFIRequest for Information | Frühe Marktsondierung | Informationen & Marktüberblick sammeln | Unverbindlich |
| RFQRequest for Quotation | Spezifikation steht fest | Konkrete Preise & Konditionen einholen | Preislich verbindlich |
| RFPRequest for Proposal | Komplexe Lösung gesucht | Lösungskonzepte & Angebote vergleichen | Konzept + Preis |
Faustregel: Mit einem RFI sondierst du den Markt, mit einem RFQholst du Preise ein, mit einem RFP vergleichst du ganze Lösungskonzepte.
Der RFQ-Prozess in 6 Schritten
Ein vollständiger RFQ-Zyklus – vom Bedarf bis zur Vergabe – lässt sich in sechs Phasen gliedern. Jede davon ist ein Ansatzpunkt für Automatisierung.
Bedarf & Spezifikation erfassen
Positionen, Mengen, Materialien und technische Anforderungen aus Stücklisten, Zeichnungen oder Datenblättern zusammenstellen.
Lieferanten auswählen
Geeignete Lieferanten aus der eigenen Datenbank oder über Recherche identifizieren – passend zu Warengruppe, Region und Zertifizierung.
Anfrage erstellen & versenden
Für jeden Lieferanten eine strukturierte Angebotsanfrage mit einheitlichen Positionen und Fristen aufsetzen und verschicken.
Rückfragen & Nachfassen
Verständnisfragen der Lieferanten klären und offene Angebote fristgerecht nachfassen.
Angebote vergleichen
Eingehende Angebote positionsgenau gegenüberstellen: Preis, Lieferzeit, Konditionen und Nebenkosten.
Vergabe & Dokumentation
Lieferant auswählen, Bestellung auslösen und die Entscheidung nachvollziehbar dokumentieren (Audit-Trail).
Typische Probleme im manuellen RFQ-Prozess
In der Praxis ist der RFQ-Prozess selten so glatt wie im Lehrbuch. Die meiste Zeit geht für reine Fleißarbeit verloren:
- Bedarf kommt als PDF, Scan, Excel oder E-Mail – jede Position muss manuell abgetippt werden.
- Für jede Anfrage werden Lieferanten einzeln herausgesucht und Mails per Copy-Paste erstellt.
- Angebote treffen in unterschiedlichen Formaten ein und müssen von Hand vergleichbar gemacht werden.
- Preise, Fristen und Zusagen verteilen sich über viele Postfächer – die Nachvollziehbarkeit leidet.
- Ein vollständiger RFQ-Zyklus bindet schnell 4–6 Stunden reine Fleißarbeit pro Anfrage.
RFQ-Prozess automatisieren – mit KI-Unterstützung
Moderne RFQ-Software nimmt dem Einkauf die repetitiven Schritte ab, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. ProCo verkürzt einen kompletten Zyklus von 4–6 Stunden auf rund 30 Minuten – der Einkauf prüft und gibt frei, die KI erledigt die Fleißarbeit. Diese vier Bausteine decken den Prozess ab:
KI-Positionserkennung
Positionen automatisch aus PDF, Excel & E-Mail auslesen – statt abtippen.
Lieferanten-Matching
Passende Lieferanten in Sekunden vorgeschlagen bekommen.
RFQ-Automatisierung
Individuelle Anfrage-Mails pro Lieferant per Klick erstellen.
Angebotsvergleich
Eingehende Angebote positionsgenau nebeneinanderstellen.
Das Ergebnis: ein durchgängiger, nachvollziehbarer RFQ-Prozess ohne Medienbruch – vom hochgeladenen PDF bis zum dokumentierten Angebotsvergleich.